Paso 1: Define tus necesidades

Antes de sumergirte en la búsqueda de oficinas, es fundamental que definas tus necesidades. Esto incluye determinar el tamaño necesario para la cantidad de personas que trabajarán en la oficina, la ubicación ideal, los accesos a transporte que sean beneficiosos para los colaboradores, el presupuesto y cualquier requisito específico.

Paso 2: Establece un presupuesto

Determina cuánto estás dispuesto a invertir en tu espacio de oficina. Recuerda que debes considerar no solo el alquiler mensual, sino también otros costos asociados, como la implementación de la oficina, servicios públicos y mantenimiento.

Paso 3: Investiga el mercado de oficinas

Realiza una investigación exhaustiva del mercado de oficinas y visita los complejos empresariales y de negocios en la ubicación deseada. Utiliza recursos como contactos empresariales, referidos, páginas web y agentes inmobiliarios para obtener una visión clara de las opciones disponibles. Revisa tus prioridades al elegir el espacio, por ejemplo, si es importante que tu empresa se ubique en un lugar donde pueda establecer relaciones con otras empresas, y que, además, le de prestigio frente a socios comerciales, estar en un centro empresarial donde se encuentren compañías líderes, será un must.

Paso 4: Busca opciones adecuadas

Comienza a buscar oficinas que cumplan con tus criterios. Asegúrate de considerar criterios claves y no negociables para que puedas descartar opciones que no encajan con tu búsqueda. Existen algunos factores que tendrán mayor peso para la decisión final, por ejemplo, la proximidad a clientes o socios estratégicos o el acceso al transporte público.

Paso 5: Programa visitas

Programa visitas a las oficinas que te interesen para evaluar el espacio en persona. Esto te ayudará a verificar el estado de las instalaciones y asegurarte de que cumple con tus necesidades. Revisa que las oficinas visitadas sean espacios limpios y que los espacios compartidos y áreas comunes cuenten con un mantenimiento recurrente. Al mismo tiempo, la visita, te permitirá tener una conversación directa con el ejecutivo comercial para resolver cualquier duda.

Aprovecha esta visita para hacer preguntas sobre la administración del inmueble y el complejo empresarial, ya que contar con un servicio directo y sin intermediarios, asegurará que tu experiencia en la oficina sea la mejor durante todo el periodo del contrato.

Paso 6: Evalúa los amenities y servicios

Considera todos los amenities y servicios disponibles tanto dentro del complejo de negocios como en los alrededores. Recuerda que los colaboradores pasarán la mayor parte del día en la oficina, así que es importante considerar espacios y servicios como estacionamientos, salas de reuniones, auditorios, comedores, restaurantes, tiendas, comercios, espacios de deportes como gimnasios y centros de entrenamiento y áreas comunes al aire libre. Estos elementos pueden marcar la diferencia en tu elección.

Paso 7: Negocia el contrato de arrendamiento

Una vez que encuentres la oficina adecuada, negocia los términos del contrato de arrendamiento. Asegúrate de entender los plazos, el costo del alquiler y cualquier cláusula importante. Es importante que sientas seguridad y tranquilidad con las condiciones contractuales, considerando que puedes establecer contratos desde un año o contratos largos que implican, además, la habilitación e implementación de la oficina con una inversión no menor.

Paso 8: Revisa el contrato

Lee detenidamente el contrato de arrendamiento antes de firmarlo. Considera revisar las cláusulas con el área Legal para asegurarte de que el contrato cubre todas las necesidades y acuerdos comerciales.

Paso 9: Realiza una inspección detallada

Antes de firmar el contrato, es fundamental realizar una inspección detallada del espacio con la ayuda de profesionales, como un arquitecto e ingeniero especializados en diseño de interiores e implementación de oficinas, en el caso de que el espacio esté en casco. Esta etapa es esencial si planeas personalizar el espacio para satisfacer las necesidades específicas de tu empresa.

Durante la inspección, los profesionales evaluarán la estructura del espacio y su adecuación para la implementación. Prestarán atención a aspectos como la distribución de cables eléctricos, sistemas de climatización, iluminación, y cualquier otro elemento que deba ser modificado o mejorado para cumplir con los estándares de seguridad y comodidad necesarios para tu equipo.

Paso 10: Prepara la oficina para la llegada del equipo